Personuppgiftsbehandling

Integritetspolicy Legalis Inkasso

Uppdaterad den 20 maj 2018

Personuppgiftsansvarig: Legalis Inkasso bifirma till Sileo Kapital AB (nedan benämnt Legalis)
Kontaktuppgift: Legalis Inkasso, Mailbox 1801, 411 41 Göteborg, Telefon: 010- 550 78 50

Vår inställning
Legalis huvudsakliga verksamhet består i att som ombud inkassera förfallna fordringar. Verksamheten är tillståndspliktig och står under Datainspektionens tillsyn. I verksamheten behandlar Legalis personuppgifter om sina kunder och det är viktigt för Legalis att skydda och respektera dessa uppgifter och värna om kundernas personliga integritet. Att säkerställa att kundernas personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med gällande lagstiftning är därför en grundläggande princip i verksamheten. Nedan följer information om hur Legalis samlar in och behandlar sina kunders personuppgifter.

Definitioner
Personuppgifter: Med personuppgifter avses varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. Avgörande är att uppgiften, enskilt eller i kombination med andra uppgifter, kan knytas till en levande person. Exempel på personuppgifter är personnummer, namn och adress.

Personuppgiftsbehandling: Alla former av åtgärder med personuppgifter är personuppgiftsbehandling, till exempel insamling, registrering, organisering, strukturering, och lagring.

Personuppgiftsansvarig: Legalis är Personuppgiftsansvarig för personuppgifterna i inkassoverksamheten. Som Personuppgiftsansvarig bestämmer bolaget för vilka ändamål personuppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till.

Insamling av information
Legalis samlar huvudsakligen in sina kunders personuppgifter från en uppdragsgivare (fordringsägare), exempelvis en bank eller ett kreditmarknadsbolag, i samband med att Legalis får uppdrag att inkassera en skuld som förfallit till betalning. Förutom ekonomiska uppgifter om själva fordran så som kopia på låneavtalet, uppgift om kapitalbeloppet, aktuella räntesatsen, kostnader och transaktionsinformation samlas även kundens kontaktuppgifter in. Sådana uppgifter är namn, personnummer, folkbokföringsadress, och i vissa fall telefonnummer och e-postadress. Detta är nödvändigt för att Legalis skall kunna identifiera kunderna och möjliggöra inkassering av fordringarna. I de fall en fordran blivit fastställd hos Kronofogden eller i en domstol kommer även uppgifter om utslag och domar att behandlas för att kunna erhålla betalning genom verkställighet.

I det fall en kund anlitar ett ombud kommer Legalis även att behandla information om den personen tillsammans med kundens egna uppgifter. Vanligtvis behandlas då namn och kontaktuppgifter till ombudet.

Personuppgifter kan också samlas in, uppdateras och justeras under själva inkassoförfarandet. Legalis genomför exempelvis en veckovis adressuppdatering mot Statens personadressregister (SPAR) för att säkerställa att betalningsavier och annan information skickas till kundens aktuella folkbokföringsadress. Legalis hämtar också information från Kronofogdens register för att utreda möjligheterna att vidta exekutiva åtgärder så som verkställighet och utmätning.

.

I vissa fall samlas det även in personuppgifter direkt från kunden. Detta kan ske genom att kunden ringer eller på något annat sätt delger Legalis ny information, exempelvis ändrar sina kontaktuppgifter eller lämnar information gällande sin hälsa.

Insamling via hemsidan, cookies
Om en kund eller en annan besökare på Legalis hemsida lämnar sitt godkännande, kommer Legalis att spara en cookie-fil på dennes dator, mobiltelefon eller annan enhet som används. Legalis använder informationen från cookies-filer för att analysera trafiken på hemsidan, exempelvis för att se vem som besökt hemsidan vid en viss tidpunkt. På så sätt kan bolaget utvärdera hur hemsidan kan vidareutvecklas. För en besökare på hemsidan är det möjligt att neka Legalis möjligheten att installera cookie-filer genom att ställa in detta via sin webbläsare. Det går även att radera cookies i efterhand.

Användning av informationen (Ändamål och legal grund)
Legalis behandlar huvudsakligen personuppgifterna för att möjliggöra inkassering av fordringar. Inkasso är en verksamhet som klassas som en uppgift av allmänt intresse vilket är en legal grund för att behandla personuppgifter.  Detta gäller för majoriteten av de behandlingar som Legalis utför, så som att:

  1. identifiera kunder
  2. kommunicera med kunder via mail, post eller telefon
  3. vidta exekutiva åtgärder hos myndighet eller domstolar
  4. administrera betalningar från kunder och myndigheter
  5. uppdatera personuppgifter, exempelvis adress och telefonnummer, via privata eller offentliga register
  6. bevaka och anmäla fordringar i skuldsaneringsärenden, konkurser och bouppteckningar

Förutom i syfte att inkassera fordringar behandlas även personuppgifter för att rapportera eller på annat sätt behandla information som bolaget är skyldig till enligt lag, författningar eller myndighetsbeslut. Exempelvis:

  1. bevara handlingar enligt bokföringslagstiftning
  2. möjliggöra granskning och kontroll i enlighet med inkassolagen

Legalis kan också behandla vissa personuppgifter när det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk. Exempel på en sådan uppgift kan vara uppgift om hälsa.  Vissa uppgifter, såsom information som samlas in via cookies, behandlas efter kundens samtycke. Om behandling av en personuppgift enbart grundas på samtycke är det möjligt för kunden att återkalla samtycket. Slutligen kan behandlingen även grundas på en intresseavvägning. Detta innebär att Legalis intresse att behandla personuppgiften för att kunna inkassera sin fordran väger tyngre än kundens intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten.

Automatiserat beslutfattande 
Legalis kan komma att använda delar av kundernas personuppgifter i automatiska beslut och profilering. Detta innebär att Legalis har satt upp ett antal kriterier för hur handläggningen av inkassoärenden skall gå till för att vara effektiv och säker. Ärendet och personuppgifterna stäms av mot dessa kriterier och resultatet kommer sedan att avgöra vilka åtgärder som Legalis kommer att vidta i den fortsatta handläggningen. Exempel på sådan åtgärd är om ett kravbrev skall skickas till kunden eller om ärendet skall skickas till Kronofogden för betalningsföreläggande.

Hur vi delar informationen
Legalis övervakar den insamlade informationen och överlåter den som huvudregel inte till någon utomstående då det råder tystnadsplikt för uppgifter som behandlas inom inkassoverksamheten.  Legalis kan dock dela personuppgifter med en eller flera underleverantörer om detta är nödvändigt för att bolaget skall kunna bedriva verksamheten.  Detta sker exempelvis när Legalis anlitar en IT-leverantör för drift och support av IT-systemen, anlitar ett call-center eller använder ett externt företag för att printa och kuvertera brev och avier som skall skickas till Legalis kunder. Det samma gäller om personuppgifter uppdateras, exempelvis adressuppdateringar via SPAR, då det också krävs ett utlämnande.

Som beskrivits ovan delar Legalis även uppgifterna med Kronofogden och domstolar för att fastställa fordringar och vidta exekutiva åtgärder så som verkställighet och utmätning. Uppgifterna kan också lämnas till andra myndigheter, så som Skatteverket och Datainspektionen, om Legalis är skyldig att rapportera uppgifter till dem enligt lag eller en myndighets praxis. Ett utlämnande av information sker dock alltid med beaktande av gällande sekretessregler och en underleverantör har aldrig tillåtelse att använda uppgifterna för något annat syfte än vad Legalis instruerat.

Överföring till andra länder
Legalis kan komma att lämna ut personuppgifter till tredje land i samband med att en kund flyttar utomlands för att möjliggöra fastställelse eller fullgörelse av en rättslig förpliktelse. I andra fall delar inte Legalis uppgifter utanför EU eller EES.

Säkerhet
Uppgifter om kunder skyddas enligt lag av tystnadsplikt. Legalis skyddar därför alla uppgifter i verksamheten, inklusive personuppgifter, genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Detta innebär att bolaget har rutiner som begränsar uppgifternas spridning både internt och externt. Om det inträffar en incident där kunders personuppgifter sprids till obehöriga kommer Legalis skyndsamt att informera kunderna om det inträffade.

Lagringstid
Kundernas personuppgifter sparas under hela kundförhållandet. När fordran är fullbetald kommer uppgifterna att gallras förutsatt att Legalis inte är skyldig att fortsätta att behandla dem enligt lag, som exempelvis kravet att bevara handlingar i inkassolagen och skyldigheten att bevara handlingar enligt bokföringslagen.

Kundens rättigheter
Kunder som vill invända mot Legalis personuppgiftsbehandling, vill komplettera en ofullständig personuppgift eller har uppmärksammat en felaktighet uppmanas att kontakta Legalis Dataskyddsombud på följande adress: dataskydd@legalis.se eller Legalis Inkasso ”Dataskyddsombud” Mailbox 1801, 411 41 Göteborg.

En kund har även rätt att få uppgifter raderade om de inte längre behövs för de ändamål som Legalis har samlat in dem för och det inte längre finns något berättigat skäl för att fortsätta behandla uppgiften. Mer information om Legalis lagringstider finns under punkten ”Lagringstid”. Om en behandling grundas helt på kundens samtycke har kunden rätt att återkalla sitt samtycke. Legalis skall då avsluta behandlingen. Det är mycket viktigt för Legalis att bolagets kunder har förtroende för bolagets personuppgiftsbehandling och att den sker på ett korrekt och lagligt sätt. Legalis skall därför skyndsamt utreda de anmärkningar som kunden har framfört. En kund kan också vända sig till Datainspektionen för att påtala synpunkter gällande Legalis personuppgiftsbehandling. Datainspektionens adress är Box 8114, 104 20 Stockholm.

För att granska vilka uppgifter Legalis behandlar är det möjligt för alla kunder att begära ett   registerutdrag. En sådan begäran kan lämnas via post eller e-post till Dataskyddsombudet. Genom att begära ett registerutdrag får kunden information kring vilka personuppgifter som behandlas. Normalt lämnar Legalis svar på en sådan begäran 1 månad från det att begäran kom Legalis tillhanda. I de fall det fall kunden begär det och det är tekniskt möjligt kan Legalis även sammanställa personuppgifterna och överlämna informationen till en annan part som kunden anvisat.

Denna integritetspolicy kan komma att justeras och uppdateras om Legalis interna rutiner ändras eller om bolaget åläggs att uppdatera informationen enligt lag eller myndighetsbeslut. Den aktuella versionen kommer alltid att finnas tillgänglig på bolagets hemsida www.legalis.se.

Start typing and press Enter to search