Personuppgiftsbehandling

Integritetspolicy Legalis Inkasso

Uppdaterad den 20 november 2019

Personuppgiftsansvarig: Legalis Inkasso bifirma till Sileo Kapital AB (nedan benämnt Legalis)
Kontaktuppgift: Legalis Inkasso, Mailbox 1801, 411 41 Göteborg, Telefon: 010- 550 78 50

Vår inställning
Legalis huvudsakliga verksamhet består i att som ombud inkassera förfallna fordringar. Verksamheten är tillståndspliktig och står under Datainspektionens tillsyn. I verksamheten behandlar vi personuppgifter om våra kunder och det är viktigt för oss att skydda och respektera dessa uppgifter och värna om kundernas personliga integritet. Att säkerställa att kundernas personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med gällande lagstiftning är därför en grundläggande princip i verksamheten. Nedan följer information om hur vi på Legalis samlar in och behandlar våra kunders personuppgifter.

Definitioner
Personuppgifter: Med personuppgifter avses varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. Avgörande är att uppgiften, enskilt eller i kombination med andra uppgifter, kan knytas till en levande person. Exempel på personuppgifter är personnummer, namn och adress.

Personuppgiftsbehandling: Alla former av åtgärder med personuppgifter är personuppgiftsbehandling, till exempel insamling, registrering, organisering, strukturering, och lagring.

Personuppgiftsansvarig: Legalis är Personuppgiftsansvarig för personuppgifterna inom inkassoverksamheten. Som Personuppgiftsansvarig bestämmer bolaget för vilka ändamål personuppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till.

Insamling av information

Vi på Legalis samlar huvudsakligen in våra kunders personuppgifter från en uppdragsgivare (fordringsägare), exempelvis en bank eller ett kreditmarknadsbolag, i samband med att vi får uppdrag att inkassera en skuld som förfallit till betalning. Förutom ekonomiska uppgifter om själva fordran så som kopia på låneavtalet, uppgift om kapitalbeloppet, aktuella räntesatsen, kostnader och transaktionsinformation samlas även kundens kontaktuppgifter in. Exempel på sådana uppgifter är namn, personnummer, folkbokföringsadress, och i vissa fall telefonnummer och e-postadress. Detta är nödvändigt för att vi skall kunna identifiera kunderna och möjliggöra inkassering av fordringarna.

 

I de fall en fordran blivit fastställd hos Kronofogden eller i en domstol kommer även uppgifter om utslag och domar att behandlas för att kunna erhålla betalning genom verkställighet. I det fall en kund anlitar ett ombud kommer vi även att behandla information om den personen tillsammans med kundens egna uppgifter. Vanligtvis behandlas då namn och kontaktuppgifter till ombudet.

Personuppgifter kan också samlas in, uppdateras och justeras under själva inkassoförfarandet. vi genomför exempelvis en veckovis adressuppdatering mot kreditupplysningsbolaget Bisnode för att säkerställa att betalningsavier och annan information skickas till kundens aktuella folkbokföringsadress. Vi hämtar också information från Kronofogdens register för att utreda möjligheterna att vidta exekutiva åtgärder så som verkställighet och utmätning.

I vissa fall samlas det även in personuppgifter direkt från kunden. Detta kan ske genom att kunden ringer eller på något annat sätt delger oss ny information, exempelvis ändrar sina kontaktuppgifter eller lämnar information gällande sin hälsa.

Insamling via hemsidan, cookies
Vi på Legalis behandlar den informationen som skapas av cookies som sätts när besökare besöker vår webbplats såsom IP-adress, längden på besöket, antal sidvisningar, de val man gör samt hur besökare hittat till webbplatsen.

Personuppgifter från besökare på vår webbplats behandlas för ändamålen att besökare skall kunna använda hemsidan på avsett sätt och för statistik. Personuppgifterna behandlas med stöd av en intresseavvägning mellan dina och våra berättigade intressen. Vårt berättigade intressen av att behandla personuppgifterna är för att ge besökare en bra användarupplevelse av webbplatsen och vårt kommersiella intresse av att få information om besökare på hemsidan.

Om du som besökare inte vill tillåta lagring av cookies på din dator kan du ställa in detta i din webbläsare.

 

Hur länge vi behandlar dina personuppgifter varierar beroende på vilken cookie som sätts i din webbläsare. Läs mer om våra cookies lagringstider under kakor.

Användning av informationen (Ändamål och legal grund)

Vi behandlar huvudsakligen personuppgifterna för att möjliggöra inkassering av fordringar. Inkasso är en verksamhet som klassas som en uppgift av allmänt intresse vilket är en legal grund för att behandla personuppgifter.  Detta gäller för majoriteten av de behandlingar som vi utför, så som att:

  1. identifiera kunder
  2. kommunicera med kunder via mail, post eller telefon
  3. vidta exekutiva åtgärder hos myndighet eller domstolar
  4. administrera betalningar från kunder och myndigheter
  5. uppdatera personuppgifter, exempelvis adress och telefonnummer, via privata eller offentliga register
  6. bevaka och anmäla fordringar i skuldsaneringsärenden, konkurser och bouppteckningar

Förutom i syfte att inkassera fordringar behandlas även personuppgifter för att rapportera eller på annat sätt behandla information som bolaget är skyldig till enligt lag, författningar eller myndighetsbeslut. Exempelvis:

  1. bevara handlingar enligt bokföringslagstiftning
  2. möjliggöra granskning och kontroll i enlighet med inkassolagen

Vi kan också behandla vissa personuppgifter när det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk. Vi kan även komma att behandla visa personuppgifter som grundar sig på kundens samtycke. Exempel på en sådan uppgift kan vara uppgift om hälsa. Om behandling av en personuppgift enbart grundas på samtycke är det möjligt för kunden att återkalla samtycket. Slutligen kan behandlingen även grundas på en intresseavvägning. Detta innebär att vårt intresse att behandla personuppgiften för att kunna inkassera vår fordran väger tyngre än kundens intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten.

Vi på Legalis kan även komma att behandla indirekta personuppgifter i statistiksyften som ett verktyg för att förbättra och effektivisera processer inom verksamheten. Personuppgifterna behandlas med stöd av en intresseavvägning mellan dina och våra berättigade intressen. Våra berättigade intressen av att behandla personuppgifterna är för att förbättra vår service och indrivningsprocess gentemot våra kunder.

Automatiserat beslutfattande 
Vi på Legalis kan komma att använda delar av kundernas personuppgifter i automatiska beslut och profilering. Detta innebär att vi har satt upp ett antal kriterier för hur handläggningen av inkassoärenden skall gå till för att vara effektiv och säker. Ärendet och personuppgifterna stäms av mot dessa kriterier och resultatet kommer sedan att avgöra vilka åtgärder som vi kommer att vidta i den fortsatta handläggningen. Exempel på sådan åtgärd är om ett kravbrev skall skickas till kunden eller om ärendet skall skickas till Kronofogden för betalningsföreläggande.

Information gällande kontaktpersoner hos klienter, leverantörer, domstolar och myndigheter

Utöver våra kunder behandlas även personuppgifter som tillhör följande personer:

  • kontaktpersoner hos våra leverantörer och samarbetspartners,
  • kontaktperson hos klienter
  • handläggare på myndigheter där vi har eller tidigare har haft ett ärende, exempelvis personal hos Kronofogden och Skatteverket,
  • domare och annan personal vid domstolar där vi är eller tidigare har varit part i ett mål,
  • personer som kontaktar vår kundservice (exempelvis frågor via e-post

Information gällande kontaktpersoner hos leverantörer och klienter samlas in i samband med att ett möjligt samarbete börjar diskuteras eller när ett avtal ingås mellan parterna. Uppgifterna kommer då direkt från personen själv eller via en plats där personuppgifterna publicerats för allmänheten, exempelvis på en hemsida. Uppgifterna är nödvändiga för att vi skall kunna följa upp samarbetet vilket innebär bland annat att åberopa garantier, rapportera incidenter och möjliggöra uppsägning. Grunden för denna behandling är att det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal, en rättslig förpliktelse eller berättigat intresse hos oss.

I det fall vi ansökt om betalningsföreläggande eller vidtagit exekutiva åtgärder i inkassoverksamheten kommer bolaget att samla in och behandla förelägganden och exekutionstitlar som innehåller namn och kontaktuppgifter till handläggare hos Kronofogden samt personal som myndigheten anlitat, exempelvis delgivningsmän. Dessa underlag är vi på Legalis enligt lag skyldigt att spara tillsammans med övriga handlingar i ett inkassoärende. Det samma gäller namn och kontaktuppgifter till domare eller annan personal vid domstolar där vi är eller tidigare har varit en part i ett mål och bolaget mottagit en dom eller ett föreläggande.

Vi behandlar även personuppgifter till personer som kontaktar bolagets kundservice men som inte faller under någon av ovan nämnda kategorier. Detta kan exempelvis vara försäljare eller personer som tidigare haft en skuld hos oss och som kontaktar bolaget med allmänna frågor. Personuppgifter som tillhör dessa personer sparas för att möjliggöra återkoppling till personen vilket är ett berättigat intresse för oss.

Hur vi delar informationen
Vi på Legalis övervakar den insamlade informationen och överlåter den som huvudregel inte till någon utomstående då det råder tystnadsplikt för uppgifter som behandlas inom inkassoverksamheten. Vi kan dock dela personuppgifter med en eller flera underleverantörer om detta är nödvändigt för att bolaget skall kunna bedriva verksamheten.  Detta sker exempelvis när vi anlitar en IT-leverantör för drift och support av IT-systemen, anlitar ett call-center eller använder ett externt företag för att printa och kuvertera brev och avier som skall skickas till våra kunder. Det samma gäller om personuppgifter uppdateras, exempelvis adressuppdateringar via Bisnode, då det också krävs ett utlämnande.

Som beskrivits ovan delar vi även uppgifterna med Kronofogden och domstolar för att fastställa fordringar och vidta exekutiva åtgärder så som verkställighet och utmätning. Uppgifterna kan också lämnas till andra myndigheter, så som Skatteverket och Datainspektionen, om vi är skyldig att rapportera uppgifter till dem enligt lag eller en myndighetspraxis. Ett utlämnande av information sker dock alltid med beaktande av gällande sekretessregler och en underleverantör har aldrig tillåtelse att använda uppgifterna för något annat syfte än vad vi instruerat.

Överföring till andra länder

Vi på Legalis kan komma att lämna ut personuppgifter till ett annat land än Sverige i samband med att en kund flyttar utomlands för fastställelse eller fullgörelse av en rättslig förpliktelse och därigenom möjliggöra inkassering av en fordran. Uppgifter kan då lämnas till ett av våra ombud i länder utanför EU eller EES. Vidare kan Legalis överföra personuppgifter till ett land utanför EU eller EES som ett led i inkassouppdraget om vår uppdragsgivare (fordringsägaren) är en utländsk aktör.

I andra fall kan vi även använda leverantörer, exempelvis för lagring av information, och även sådan behandling kan ske utanför EU och EES. Innan en sådan leverantör anlitas säkerställs dock att landets lagstiftning har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter, att EU:s standardklausuler undertecknats eller att företaget har anslutit sig till den så kallade Privacy Shield listan.

Säkerhet
Uppgifter om kunder skyddas enligt lag av tystnadsplikt. Vi på Legalis skyddar därför alla uppgifter i verksamheten, inklusive personuppgifter, genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Detta innebär att bolaget har rutiner som begränsar uppgifternas spridning både internt och externt. Om det inträffar en incident där kunders personuppgifter sprids till obehöriga kommer vi skyndsamt att informera kunderna om det inträffade.

Lagringstid
Kundernas personuppgifter sparas under hela kundförhållandet. När fordran är fullbetald kommer uppgifterna att gallras förutsatt att vi inte är skyldig att fortsätta att behandla dem enligt lag, som exempelvis kravet att bevara handlingar i inkassolagen och skyldigheten att bevara handlingar enligt bokföringslagen.

Kundens rättigheter

Kunder som vill invända mot vår personuppgiftsbehandling, vill komplettera en ofullständig personuppgift eller har uppmärksammat en felaktighet uppmanas att kontakta vårt Dataskyddsombud på följande adress: dataskydd@legalis.se eller Legalis Inkasso ”Dataskyddsombud” Mailbox 1801, 411 41 Göteborg.

En kund har även rätt att få uppgifter raderade om de inte längre behövs för de ändamål som vi har samlat in dem för och det inte längre finns något berättigat skäl för att fortsätta behandla uppgiften. Mer information om våra lagringstider finns under punkten ”Lagringstid”. Om en behandling grundas helt på kundens samtycke har kunden rätt att återkalla sitt samtycke och om detta sker skall vi då avsluta behandlingen. Det är mycket viktigt för oss att bolagets kunder har förtroende för bolagets personuppgiftsbehandling och att den sker på ett korrekt och lagligt sätt. Vi på Legalis skall därför skyndsamt utreda de anmärkningar som kunden har framfört. En kund kan också vända sig till Datainspektionen för att påtala synpunkter gällande vår personuppgiftsbehandling. Datainspektionens adress är Box 8114, 104 20 Stockholm.

För att granska vilka uppgifter vi behandlar är det möjligt för alla kunder att begära ett registerutdrag. En sådan begäran kan lämnas via post eller e-post till Dataskyddsombudet. Genom att begära ett registerutdrag får kunden information kring vilka personuppgifter som behandlas. Normalt lämnar vi svar på en sådan begäran 1 månad från det att begäran kom oss tillhanda. I de fall det fall kunden begär det och det är tekniskt möjligt kan vi även sammanställa personuppgifterna och överlämna informationen till en annan part som kunden anvisat.

Denna integritetspolicy kan komma att justeras och uppdateras om våra interna rutiner ändras eller om bolaget åläggs att uppdatera informationen enligt lag eller myndighetsbeslut. Den aktuella versionen kommer alltid att finnas tillgänglig på vår hemsida www.legalis.se.

Start typing and press Enter to search